200 Asansörün Aylık Bakımı Nasıl Takip Edilir?

Asansör bakımı, saha servis sektörleri arasında en yüksek hacimli yasal yükümlülüklerden birine sahip. 200 asansöre hizmet veren bir firma yılda 2.400 zorunlu ziyaret yapıyor ve her birinin kaydı denetimde istenebiliyor.

Bu yazıda o hacmin neden Excel'de yönetilemediğini, hangi verinin tutulması gerektiğini ve takip sisteminin nasıl kurulacağını ele alıyoruz.

Sorun hacim değil, sayaç sayısı

2.400 ziyaret kulağa çok geliyor ama asıl zorluk bu değil. Zorluk, 200 ayrı ve birbirinden bağımsız sayacın aynı anda işlemesi.

Her asansörün kendi son bakım tarihi var ve bir sonraki bakım o tarihten itibaren sayılıyor. Mart'ın 3'ünde bakılan bina Nisan'ın 3'ünde, 20'sinde bakılan bina Nisan'ın 20'sinde. Takvim tek değil, 200 tane.

Bunun pratik sonucu şu: "bu ay hangi binalara gitmemiz gerekiyor" sorusunun cevabı her gün değişiyor. Aylık bir liste hazırlayıp ay boyunca ona bakmak çalışmıyor, çünkü ayın 3'ünde gitmeniz gereken binayla 28'inde gitmeniz gereken bina aynı listede duruyor ve öncelik görünmüyor.

Excel nerede kırılıyor?

Yaklaşık 80–100 asansörden sonra üç noktada kırılıyor. Üçü de aynı sebepten: tablo statik, operasyon dinamik.

Güncelleme gecikmesi. Teknisyen sahada bakımı yapıyor, kayıt akşam veya ertesi gün giriliyor — bazen hiç girilmiyor. Tabloda "yapıldı" görünen bir bakımın gerçekten yapılıp yapılmadığı, ancak müşteri aradığında anlaşılıyor.

Bunun tersi de oluyor ve daha kötü: bakım yapılmış ama tabloya işlenmemiş. Denetimde kayıt yok, yani mevzuat açısından bakım yapılmamış sayılıyor.

Öncelik görünmüyor. Tabloda hangi binanın kaç gün kaldığı ancak formül yazılırsa görünüyor ve o formül birinin bozmasıyla sessizce çalışmaz hale geliyor.

Bölge planlaması yapılamıyor. Aynı mahallede bakımı yaklaşan üç bina varsa tek turda gidilmeli. Tabloyu adrese göre sıralamak bunu vermiyor; coğrafi yakınlık ile alfabetik sıralama aynı şey değil.

Kaçırılan bakımın maliyeti

Bir aylık bakımın atlanması üç ayrı sonuç doğuruyor ve üçü de aynı anda geliyor.

Kayıt boşluğu. Denetimde son 12 ayın kayıtları istendiğinde eksik bir ay, sözleşmenin gereğinin yerine getirilmediğini gösteriyor.

Sorumluluk riski. Bakımı yapılmamış bir asansörde arıza veya kaza olursa, kaydın eksikliği doğrudan aleyhinize kanıt oluyor.

Sözleşme kaybı. Bina yöneticileri değişiyor ve yeni yönetici ilk iş bakım kayıtlarına bakıyor. Eksik ay gördüğünde ilk yaptığı şey teklif toplamak.

Bu üçü, takip sistemine yapılan yatırımın gerekçesi. Kaçırılan tek bir bakım, aylık bakım bedelinin yıllık toplamından pahalıya gelebiliyor.

Hangi veriler tutulmalı?

Asansör kaydının taşıması gereken asgari bilgi seti:

• Kimlik: Asansör kimlik numarası, bina adresi, kat sayısı, kapasite, marka ve model, imalat yılı.

• Sözleşme: Bina sorumlusu ve iletişim bilgisi, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi, kapsam.

• Bakım takvimi: Son bakım tarihi, bir sonraki bakım tarihi, atanan teknisyen.

• Yıllık kontrol: Son kontrol tarihi, A tipi kuruluş adı, etiket rengi, varsa takip kontrolü tarihi.

• Açık uygunsuzluklar: Tespit edilen ama giderilmemiş kusurlar, bildirim tarihi, müşterinin yanıtı.

• Servis geçmişi: Her ziyarette yapılan işlemler, değiştirilen parçalar, arıza çağrıları.

Beşinci madde en kritik olanı. Aylık bakımda gördüğünüz bir uygunsuzluğu bildirdiyseniz ama giderilmediyse, bunun kaydı sizin korumanız oluyor. Bir yıl sonra aynı kusur periyodik kontrolde çıktığında "bildirdik, onay gelmedi" diyebilmeniz için bildirimin tarihiyle birlikte kayıtlı olması gerekiyor.

Bakım kaydında ne yazmalı?

"Bakım yapıldı" ifadesi bir kayıt değil. Ziyaret kaydı şunları içermeli:

• Tarih, saat ve bakımı yapan teknisyen

• Kontrol edilen bölümler — makine dairesi, kuyu ve kabin, kapılar, kabin içi donanım, kurtarma sistemi

• Yapılan işlemler ve değiştirilen parçalar

• Tespit edilen uygunsuzluklar ve öncelik seviyesi

• Bina sorumlusuna bildirilen hususlar

• Bina sorumlusu veya görevlinin onayı

Kontrol listesinin serbest metin değil, işaretlenebilir maddeler halinde olması önemli. Serbest metinde teknisyen "genel kontrol yapıldı" yazıp geçiyor; kontrol listesinde hangi bölüme bakılmadığı görünüyor.

Rota: dağınık portföyün asıl maliyeti

Asansör bakımında ziyaret süresi kısa, yol süresi uzun. Bir bakım 30–45 dakika sürerken, İstanbul içinde iki bina arası 40 dakika olabiliyor. Yani teknisyenin gününün yarısından fazlası yolda geçiyor.

Buradan iki sonuç çıkıyor:

Bölge bazlı planlama, kapasiteyi doğrudan artırıyor. Aynı mahalledeki dört binayı aynı gün ziyaret etmek, dört ayrı güne yaymaktan çok daha verimli. Bunun ön koşulu, bakımı yaklaşan binaları coğrafi olarak gruplayabilmek.

Portföyün coğrafi dağılımı fiyatlandırmayı etkiliyor. Uzak bir binaya tek başına gitmek, yakın bir binaya gitmekle aynı maliyette değil. Fiyatı asansör başına sabit tutmak, dağınık portföyde marjı yiyor.

Takvimi yıla yaymak

Aylık bakım her ay yapıldığı için mevsimsel yığılma sorunu yok — ama ay içi yığılma var.

Sözleşmeler genellikle ayın belirli günlerinde başlıyor ve zamanla bakımlar ayın ilk haftasına toplanıyor. Bu, teknisyenlerin ilk hafta yetişemediği, son hafta boş kaldığı bir yapı üretiyor.

Çözüm, yeni sözleşme eklerken bakım tarihini bilinçli olarak seçmek. Yeni bir bina alındığında ilk bakım tarihini ayın en boş dönemine denk getirmek, sonraki bütün yıllar için o binayı dengeli bir yere yerleştiriyor.

Bunu yapabilmek için ay içindeki dağılımı görebilmek gerekiyor — hangi güne kaç bakım düşüyor?

Servios ile aylık bakım takibi

Servios, her asansörü ayrı bir varlık olarak kaydeder ve son bakım tarihinden itibaren kendi sayacını işletir. Bakımı yaklaşan ve geciken asansörler ayrı listelenir; ay içi dağılım görülebildiği için yeni sözleşmeler dengeli yerleştirilebilir.

Yaklaşan bakımlar bölge bazında gruplanır, teknisyene günlük rota olarak atanır. Teknisyen sahada kontrol listesini doldurur, tespit ettiği uygunsuzlukları işaretler ve bina sorumlusunun onayını alır — kayıt o anda oluşur, ofise dönmeyi beklemez.

Açık uygunsuzluklar asansör kaydında görünür kalır ve bildirim tarihiyle saklanır. Yıllık kontrol tarihi ile etiket durumu aynı kayıtta tutulduğu için, bakım takvimi ve mevzuat takibi ayrı listelerde yürümez.

Mevzuat yükümlülüklerinin tamamı için asansör mevzuat rehberimize, yazılım seçimi için seçim rehberimize bakabilirsiniz.

3 gün ücretsiz demo talep edin — kendi bina listenizi girip bakım takviminin nasıl oluştuğunu görün.