Su Arıtma Servis Takip Programı: Filtre, Servis Fişi ve Stok

Su arıtma servis takip programı, su arıtma firmasının müşteri ve cihaz kartlarını, filtrelerin değişim tarihlerini, periyodik bakımı, sahada yapılan işi, kullanılan filtre ve sarf malzemeyi, aboneliği ve tahsilatı tek yerde tutan yazılımdır. Doğru programda her cihazın her filtresi ayrı takip edilir, bakımı gelen cihaz kendiliğinden listeye düşer, teknisyen servisi telefonundan kapatır ve müşteriye yasal içeriği tam bir servis fişi verilir.

Bu rehber önce su arıtma servisinde neyin takip edildiğini, sonra servis fişinin ve faturanın yasal kurallarını, en sonda program seçerken sorulacak soruları anlatır. Sektör bağımsız ölçütler için servis takip programı nasıl seçilir rehberimize bakabilirsiniz.

Su arıtma servisinde neyi takip edersiniz?

• Müşteri, adres ve cihaz. Bir müşterinin birden çok adresi, bir adreste birden çok cihazı olabilir. Cihaz kartında marka, model, seri numarası, kurulum tarihi, garanti bitişi ve servis geçmişi durur; su arıtmada buna su kaynağı (şebeke, kuyu, depo), giriş TDS'i, pompa ve montaj yeri eklenir.

• Filtreler. Sediment, karbon, membran, mineral ve UV lambanın her birinin değişim ömrü farklıdır. Takip cihaz başına değil, filtre başına yapılmazsa değişim tarihleri kaçar.

• Periyodik bakım. 3, 6 ya da 12 aylık bakım, cihazın filtre değişimleriyle aynı ziyarette toplanırsa teknisyen aynı adrese iki kez gitmez.

• Ölçüm. Giriş ve çıkış TDS'i ile giriş basıncı her bakımda kaydedilir; değerlerin zaman içindeki seyri membranın ne zaman yorulduğunu gösterir.

• Malzeme. Araçtaki filtre ve membran stoğu, serviste kullanılan malzemeyle birlikte düşmezse akşam sayılan stok tutmaz.

• Abonelik ve tahsilat. Filtre aboneliğinin dönem bedeli, taksitleri, yenileme tarihi ve geciken ödemeler.

Filtre değişim takibi: cihaz başına, kademe başına

Bir tezgâh altı RO cihazında beş ya da yedi kademe vardır ve her kademenin ömrü ayrıdır. Ön filtreler, son karbon, mineral filtre, RO membran ve UV lamba farklı aralıklarla değişir; suyun kaynağı ve TDS'i de bu aralığı kısaltabilir. Doğru aralık üreticinin talimatı ve suyun durumuyla belirlenir. Kademe kademe hangi filtrenin ne zaman değiştiğini filtre değişim periyotları rehberimizde anlattık.

Programda bakılacak nokta şudur: cihaz eklendiğinde filtreler kademe konumlarıyla kendiliğinden kuruluyor mu, her filtrenin değişim tarihi ayrı hesaplanıyor mu, değişimi gelen filtre bakım listesine düşüyor mu?

Servios'ta: Cihaz eklenince içindeki filtreler kademe konumlarıyla kurulur. Hazır ürün kataloğunda değişim aralığı sediment ve karbon filtrede 180 gün, son karbon, mineral ve alkali filtrede 365 gün, RO membranda 730 gün, UV lambada 365 gündür; aralığı ürün kartında kendi uygulamanıza göre değiştirirsiniz. Değişimi gelen filtre ve bakımı gelen cihaz Bakım Planlama listesinde birlikte görünür; aynı cihazın filtreleri ve bakımı tek ziyarette toplanır, servisi listeden tek tek ya da toplu açarsınız. Bakımının ya da filtre değişiminin vadesine 7 gün kalan ve servisi açılmamış cihazın müşterisine sabah bir kez hatırlatma SMS'i gider (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺990 eklenti).

Servis fişinde ne olmalı?

Su arıtma cihazı Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği'nin ekli listesindedir: kullanım ömrü 10 yıl, yani üretici ya da ithalatçı bu süre boyunca bakım, onarım ve yedek parça hizmeti vermek zorundadır. Garanti süresi en az 2 yıldır (Garanti Belgesi Yönetmeliği ekli listesi). Bu yüzden tüketiciye verilen su arıtma servisinde servis fişi zorunludur.

Servis istasyonu, tüketiciye teslim ettiği cihaz için şu bilgileri içeren servis fişini düzenleyip tüketiciye vermek zorundadır (md. 11/2):

• Servisin unvanı, adresi, telefonu ve diğer erişim bilgileri

• Cihazın tüketiciye teslim tarihi

• Arıza ve yapılan işlemler

• Garanti kapsamı dışındaysa ücret

• Servis yetkilisinin imzası

• Yönetmeliğin 10. maddesindeki servis sorumlulukları

• Tüketicinin adı, soyadı, adresi, telefonu ve imzası

Fiş SMS ya da e-posta gibi kalıcı veri saklayıcısıyla da verilebilir; tüketici isterse kâğıt verilmesi zorunludur. Fişin verildiğine dair tüketicinin onayı alınır ve onayı ispat yükü servistedir. Fiş kalıcı veri saklayıcısıyla verildiğinde imza şartı aranmaz (md. 11/6). Yönetmelikteki her işlemin bilgi ve belgeleri üç yıl saklanır (md. 16).

Yasal içeriğin yanında su arıtma servisinin fişine şunları da yazmak işinize yarar: değişen filtreler, giriş ve çıkış TDS'i, giriş basıncı ve kontrol listesi. Bir sonraki ziyarette teknisyen önceki değerleri görür, müşteri de neye para ödediğini bilir. Fişin bütün kuralları servis fişi rehberimizde; kâğıtla çalışıyorsanız yazdırılabilir servis formu şablonumuzu kullanabilirsiniz.

Servios'ta: Servis raporu PDF olarak çıkar: değişen filtreler, TDS giriş ve çıkış değerleri, kontrol listesi, teknisyen ve müşteri imzası. Fişte firmanın unvanı ve adresi yazar; bireysel müşterinin fişine yönetmeliğin 10. maddesindeki sorumluluklar kendiliğinden eklenir ve müşteri imza ekranında "bu belgenin bir nüshasını aldım" beyanını görür. Firma ayarında servis türünüzü özel servis seçtiyseniz fişte "Özel Servis" ibaresi yer alır. Teknisyen raporu telefonun paylaş menüsüyle müşteriye gönderir. Servis fotoğrafları rapora eklenir (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺990 eklenti).

Ölçüm kaydı: TDS ve basınç

Çıkış TDS'inin yükselmesi membranın yorulduğunu, giriş basıncının düşük olması pompa ya da şebeke sorununu gösterir. Tek bir ölçüm az şey söyler; aynı cihazın ölçümlerinin yan yana görülmesi gerekir.

Servios'ta: Teknisyen bakım, filtre değişimi, kurulum, kontrol ve onarım servisinde giriş ve çıkış TDS'ini, filtre değişimi dışındaki bu servislerde giriş basıncını da girer. Çıkış TDS'i 0–150 ppm, giriş basıncı 2–6 bar aralığının dışındaysa değer raporda işaretlenir. Cihaz kartında TDS ölçümlerinin grafiği durur.

Stok: filtre, membran ve araç deposu

Su arıtma servisinin stoğu küçük parçalardan oluşur ve büyük kısmı araçlarda durur. Takip kurulurken her araç ayrı bir depo olarak düşünülmeli, sabah araca yüklenen malzeme depodan araca transfer edilmeli, serviste kullanılan filtre de aracın deposundan düşmelidir.

• Araç deposu. Servis kapanınca kullanılan malzeme rotadaki aracın deposundan düşer; araçta yeterli stok yoksa sistem uyarır. Her aracın anlık stoğu görülür.

• Depolar arası transfer. Ana depo, şube ve araçlar arasında ürün transferi; depo bazında sayım ve fark düzeltmesi.

• Kritik stok. Ürün minimum seviyeye inince ya da bitince firma sahibine ve depo sorumlusuna bildirim gider.

• Parti ve son kullanma tarihi. Parti ve son kullanma tarihiyle stoklanan üründe süresi yaklaşan ve geçen partiler listelenir (Profesyonel ve Kurumsal paketinde); serviste kullanılan malzeme önce son kullanma tarihi en yakın partiden düşer.

Garanti ve şikâyet işlerinde dayanak, parti kaydı değil garanti belgesi, fatura ve servis fişidir. Parti kaydı, bir üretim partisinde toplu hata çıktığında hangi servislerde kullanıldığını bulmaya yarar.

Abonelik, fatura ve tahsilat

Abonelik. Su arıtmada gelirin büyük kısmı filtre aboneliğinden ve bakım anlaşmasından gelir. Tüketiciyle yapılan belirli süreli sözleşmeye kendiliğinden uzama maddesi konamaz; uzatma, bitiş tarihine kadar tüketicinin talebi ya da onayıyla olur (6502 sayılı Kanun md. 52/3). Şirket müşterisinde otomatik yenileme kararlaştırılabilir.

Servios'ta: İki hazır şablon gelir: Filtre Aboneliği (6 ayda bir ziyaret, 12 ay süre, aylık ödeme, filtre ve işçilik dahil) ve Bakım Anlaşması (filtre hariç, yıllık ödeme). Dönem bedeli ödeme sıklığına göre taksitlere bölünür; yaklaşan ve yenilenmeden biten abonelikler panelde uyarı olarak çıkar. Otomatik yenileme yalnız kurumsal müşteride seçilebilir; bireysel müşterinin aboneliği onayı alınınca Yenile ile uzatılır (Profesyonel ve Kurumsal paketinde).

Fatura süresi. Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (Vergi Usul Kanunu md. 231/5). Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi belirli işlerde kısaltabilir. Faturayı ay sonuna bırakan servis firması hem nakit akışını yavaşlatır hem bu kuralı çiğner.

Servios'ta: Tamamlanan servisin belgesi "Faturasız Belgeler" listesinde bekler; belgeleri tek tek ya da toplu faturaya çevirirsiniz, fatura toplamı belgeyle aynıdır (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺2.490 eklenti). GİB e-Fatura ve e-Arşiv kendi entegratörünüzle, talep üzerine devreye alınır (Kurumsal paketinde; Başlangıç ve Profesyonel için aylık ₺1.490 eklenti).

Tahsilat. Tahsilat ofiste kaydedilir, makbuz PDF olarak çıkar; teknisyenin sahada tahsilat alması Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺1.490 eklenti. Taksitli tahsilat planında vadesi gelen ve geciken taksitler görünür. Hangi müşterinin kaç gündür borçlu olduğunu alacak yaşlandırma raporu gösterir (Profesyonel ve Kurumsal paketinde). Geciken ödeme için müşteriye kendiliğinden hatırlatma gönderilmez; listeyi ve raporu ofis takip eder.

Program seçerken sorulacak 8 soru

Her soruyu demo görüşmesinde ekranda gösterilmesini isteyerek sorun. Altında Servios'un cevabı var.

1. Filtreler kademe kademe ayrı takip ediliyor mu?

   Servios: Evet. Her filtrenin değişim aralığı ayrıdır; değişimi gelen filtre ve bakımı gelen cihaz aynı listede.

2. Teknisyen başına ücret ödenir mi? Kullanıcı başı fiyatlanan programda sezonda büyüyen ekip faturayı da büyütür.

   Servios: Saha teknisyeni sınırsızdır ve hiçbir pakette kullanıcı sayılmaz. Paket yalnız ofis kullanıcısını sayar; ek ofis kullanıcısı aylık ₺790.

3. Teknisyen ne kullanacak, internet çekmezse ne olur?

   Servios: Saha paneli telefonun tarayıcısında açılır, uygulama indirmek gerekmez; çalışmak için internet bağlantısı ister, çevrimdışı çalışma yoktur.

4. Servis fişi yönetmeliğe uygun mu, dijital verilebiliyor mu?

   Servios: Fişte unvan ve adres, bireysel müşteride 10. maddedeki sorumluluklar ve nüsha beyanı yer alır; PDF telefondan paylaşılır.

5. Kullanılan malzeme stoktan kendiliğinden düşüyor mu?

   Servios: Evet, rotadaki aracın deposundan.

6. Fatura ve e-Fatura nasıl kesilir?

   Servios: Servis belgesi tek tıkla ya da toplu faturaya çevrilir (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺2.490 eklenti); e-Fatura talep üzerine devreye alınır (Kurumsal paketinde; Başlangıç ve Profesyonel için aylık ₺1.490 eklenti).

7. Hangi cihazın tekrar tekrar arızalandığını görebilir miyim? Aynı adrese ikinci kez gitmenin nedeni çoğu zaman aynı cihazdır.

   Servios: Tekrarlayan arızalar raporu arıza türü dağılımını, dönemde iki ve üstü arızalanan cihazları ve en çok arızalanan ürünleri gösterir (Profesyonel ve Kurumsal paketinde).

8. Verimi içeri ve dışarı alabilir miyim, fiyat nasıl belirlenir?

   Servios: Müşteri, cihaz ve ürün listesi Excel'den aktarılır; firma sahibi bütün kayıtları tek Excel dosyasında indirir. Siteden açılan denemede girilen kayıtlar aboneliğe geçince silinir, kendi verinizi abonelikten sonra aktarın. Fiyat Türk lirası, KDV dahil ve paket başınadır; ödediğiniz dönem boyunca değişmez, yenilemede artış son 12 ayın TÜFE oranını geçmez.

Servios ile su arıtma servisi

Servios'ta su arıtma sektörünü seçtiğinizde filtre ve membran kategorileri, hazır ürün kataloğu, kontrol listeleri, TDS ve basınç ölçümleri, filtre aboneliği şablonu ve su arıtmaya özgü arıza türleri hazır gelir. Ayrıntılar su arıtma sayfamızda, hangi özelliğin hangi pakette olduğu tüm özellikler sayfasında.

3 gün ücretsiz demo talep edin; paneliniz su arıtma örnek kayıtlarıyla açılır.

Kaynaklar

• Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; md. 11/2, 11/6, 16 ve ekli liste)

• Garanti Belgesi Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; ekli liste)

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun (RG 28.11.2013/28835; md. 52/3)

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (RG 10.01.1961/10705; md. 231/5)