Servis Takip Programı Nasıl Seçilir? 12 Soruluk Rehber

Servis takip programı, servis firmasının talep, planlama, saha işi, malzeme ve tahsilat kayıtlarını tek yerde tutan yazılımdır. Doğru programı seçmek için önce kendi işinizi tarif edin, sonra beş alana bakın: teknisyenin sahada kullandığı ekran, planlama ve rota, periyodik bakım ve yasal yükümlülükler, malzeme ve tahsilat, fiyat modeli ve verinizin sahipliği.

Bu rehber sektör bağımsızdır. Sonunda demo görüşmesinde soracağınız 12 soruyu ve Servios'un her birine verdiği cevabı bulacaksınız. Sektöre özgü ölçütler için asansör, klima ve su arıtma rehberlerimize bakabilirsiniz.

Önce kendi işinizi tarif edin

Program karşılaştırmadan önce şu beş soruya cevap yazın. Cevaplar, hangi özelliğin sizin için zorunlu, hangisinin süs olduğunu belirler.

• İş türü. Ağırlıkla arızaya mı gidiyorsunuz, periyodik bakım mı yapıyorsunuz? Periyodik bakımda cihaz kartı, bakım takvimi ve sözleşme şarttır; yalnız arızaya gidiyorsanız talep, planlama ve servis fişi yeter.

• Müşteri. Tüketiciye mi, şirkete mi hizmet veriyorsunuz? Tüketiciye verilen hizmette servis fişi, garanti ve sözleşme yenileme kuralları devreye girer.

• Ekip. Kaç teknisyen, kaç ofis çalışanı, kaç araç? Sezonda geçici teknisyen alıyor musunuz?

• Mevzuat. Baktığınız cihazlar periyodik kontrole tabi mi (asansör, basınçlı kap, yangın tesisatı, jeneratör), F-Gaz kaydı tutuyor musunuz?

• Bugünkü düzen. Kayıtlar Excel'de mi, defterde mi, ön muhasebe programında mı? Yeni programa taşınacak veri nerede duruyor?

Üç seçenek: Excel, genel program, saha servis programı

Ücretsiz başlamak istiyorsanız Excel'in yanında yazdırılabilir servis formu ve iş emri formu şablonlarımızı kullanabilirsiniz. Ekip büyüyüp bakım takibi elle yürümez hâle geldiğinde programa geçmenin zamanı gelmiştir.

1. Sahada: teknisyen ne kullanacak?

Programın değeri sahada belirlenir. Teknisyen servisi telefonundan açıp kapatamıyorsa kayıtlar yine akşam ofiste, eksik girilir. Bakılacaklar:

• Teknisyen günün işlerini, adresi ve cihazın geçmişini telefonundan görebiliyor mu?

• Kontrol listesi, fotoğraf, kullanılan malzeme ve müşteri imzası aynı ekranda mı?

• Servis fişi PDF olarak çıkıyor ve müşteriye dijital verilebiliyor mu?

• Uygulama indirmek gerekiyor mu, telefon çekmediğinde ne oluyor? Bodrum kat, kazan dairesi, asansör kuyusu gibi yerlerde çalışıyorsanız bu soru önemlidir.

Tüketiciye teslim edilen her cihaz için servis fişi düzenlenip bir nüshası verilir. Fişte servisin unvanı ve adresi, teslim tarihi, arıza ve yapılan işlem, ücret, servis yetkilisinin ve tüketicinin imzası ile yönetmeliğin 10. maddesindeki sorumluluklar yer alır (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği md. 11/2). Fiş SMS, e-posta gibi kalıcı veri saklayıcısıyla da verilebilir; tüketici isterse kâğıt verilir (md. 11/6). Ayrıntılar servis fişi rehberimizde.

2. Planlama ve rota

• Telefon, WhatsApp ve e-postadan gelen talepler tek listede toplanıyor mu?

• İş teknisyene ya da araca atanıyor mu, günün işleri rotaya diziliyor mu?

• Acil bir iş günün planına araya alınabiliyor mu?

• İş yapılamadığında nedeni (müşteri yok, parça eksik, erişim yok) kaydediliyor mu? Neden kayıtlı değilse aynı adrese boşa ikinci kez gidilir.

3. Periyodik bakım, sözleşme ve yasal kontroller

Tekrarlayan gelir buradan gelir; programların en çok ayrıştığı yer de burasıdır.

• Cihaz kartı. Müşteri, adres ve cihaz ayrı kayıt olmalı: seri numarası, kurulum tarihi, garanti bitişi ve servis geçmişi cihazın kartında durur.

• Bakım takvimi. Bakımı gelen cihaz kendiliğinden listeye düşüyor mu, müşteriye hatırlatma gidiyor mu?

• Sözleşme. Kapsanan cihazlar, ziyaret sıklığı, bedel ve taksitler, yenileme tarihi. Tüketiciyle yapılan belirli süreli sözleşmeye kendiliğinden uzama maddesi konamaz; uzatma, bitiş tarihine kadar tüketicinin talebi ya da onayıyla olur (6502 sayılı Kanun md. 52/3). Program bireysel müşterinin sözleşmesini kendiliğinden yenilememelidir. Örnek metin: bakım sözleşmesi örneği.

• Garanti. Garantideki cihaz tamirde kaldıysa tamirde geçen süre garanti süresine eklenir (Garanti Belgesi Yönetmeliği md. 6/3). Program bunu hesaplamıyorsa garanti bitişini elle düzeltmeniz gerekir. Ayrıntı: Garanti Belgesi Yönetmeliği rehberi.

• Yasal kontroller. Periyodik kontrol, F-Gaz sızıntı kontrolü, hidrostatik test gibi kayıtlar geçerlilik süresiyle tutuluyor ve süresi yaklaşınca uyarı veriyor mu? Ayrıntı: periyodik kontrol rehberi.

4. Malzeme, stok ve tahsilat

• Araçta taşınan stok ayrı depo olarak tutuluyor mu, sahada kullanılan parça o depodan düşüyor mu?

• Servis kapanınca bedel müşterinin borcuna yazılıyor mu; taksit ve geciken ödeme izleniyor mu?

• Fatura programın içinden mi kesiliyor, yoksa muhasebe programına mı aktarılıyor? Muhasebecinizle birlikte sorun.

5. Fiyat modeli ve verinin sahipliği

• Kim ücretli? Fiyat kullanıcı başına mı, paket başına mı? Teknisyen kullanıcı sayılıyorsa sezonluk personel her yıl faturanızı değiştirir.

• Para birimi ve artış. Fiyat Türk lirası olarak sabit mi? Yenilemede artış kuralı sözleşmede yazılı mı?

• Deneme. Deneme süresi ne kadar, kart bilgisi isteniyor mu? Denemede girdiğiniz kayıtlar aboneliğe geçince kalıyor mu?

• Veri. Müşteri ve cihaz listesi Excel'den aktarılabiliyor mu? Ayrılmak isterseniz bütün kayıtlarınızı dışarı alabiliyor musunuz?

Demo görüşmesinde sorulacak 12 soru

Her soruyu demoda denetleyin: "var" cevabıyla yetinmeyin, ekranda gösterilmesini isteyin. Her sorunun altında Servios'un bugünkü cevabı var.

1. Teknisyen uygulama indirmek zorunda mı, internet yoksa ne olur? Kapalı alanlarda telefon çekmeyebilir.

   Servios: Saha paneli telefonun tarayıcısında açılır, uygulama indirilmez. Çalışmak için internet bağlantısı gerekir; çevrimdışı çalışma yok.

2. Teknisyen kullanıcı sayısına giriyor mu? Sezonluk personel fiyatı değiştirmesin.

   Servios: Hayır, saha teknisyeni sınırsızdır. Paket yalnız ofis kullanıcısını sayar: Başlangıç 2, Profesyonel 5, Kurumsal 12; ek ofis kullanıcısı aylık ₺790.

3. Servis fişi yönetmeliğin istediği bilgileri taşıyor mu? Tüketiciye servis fişi vermek zorunludur (md. 11/2).

   Servios: Raporda firma unvanı ve adresi, cihaz, arıza ve işlem, parça ve tutar, iki imza yer alır. Beyaz eşya, klima, kombi, su arıtma gibi yönetmelik kapsamındaki sektörlerde bireysel müşterinin fişine 10. maddedeki sorumluluklar ve "bir nüshasını aldım" beyanı kendiliğinden yazılır.

4. Müşteri imzası ve fotoğraf rapora giriyor mu? Uyuşmazlıkta işin yapıldığının kanıtıdır.

   Servios: Müşteri ekranda imzalar. Fotoğraflar rapora girer (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺990 eklenti).

5. Rapor müşteriye nasıl ulaşır? Fiş SMS ya da e-postayla da verilebilir (md. 11/6).

   Servios: Teknisyen PDF'i telefonun paylaş menüsüyle (WhatsApp, e-posta) gönderir ya da indirir. Kendiliğinden e-posta gönderimi yok.

6. Bakımı gelen cihazlar kendiliğinden listelenir mi, müşteriye hatırlatma gider mi? Bakım hatırlatması tekrarlayan gelirin kaynağıdır.

   Servios: Beyaz eşya dışındaki sektörlerde bakımı gelen ve geçen cihazlar listede görünür. Müşteriye SMS hatırlatması SMS eklentisiyle (Profesyonel ve Kurumsal paketinde; Başlangıç için aylık ₺990 eklenti) ve firmanın kendi İleti Merkezi hesabıyla gider; e-posta hatırlatması yok.

7. Sözleşme yenilemesi tüketici kuralına uygun mu? Tüketici sözleşmesinde kendiliğinden uzama yasaktır (6502 sayılı Kanun md. 52/3).

   Servios: Kurumsal müşteride bitiş günü aynı bedelle yenilenebilir. Bireysel müşterinin sözleşmesi kendiliğinden uzamaz; müşteri onay verince Yenile ile yeni dönem açılır (Profesyonel ve Kurumsal paketinde).

8. Yasal kontroller geçerlilik süresiyle izleniyor mu? Süresi geçen kontrol ceza ve kaza riski taşır.

   Servios: Klima, mekanik tesisat, asansör, yangın söndürme, jeneratör, medikal cihaz ve güneş paneli sektörlerinde kontrolün türü, tarihi, sonucu, belge numarası ve eki kaydedilir; geçerlilik kendiliğinden hesaplanır, süresi yaklaşan ve geçen kontroller uyarı verir.

9. Tamirde geçen süre garantiye eklenir mi? Garanti Belgesi Yönetmeliği bunu ister (md. 6/3).

   Servios: Atölye iş emri teslim edilince, cihaz alındığı gün garantideyse geçen gün kadar garanti bitişi uzar (Kurumsal paketinde; Başlangıç ve Profesyonel için aylık ₺2.490 eklenti).

10. Sahada kullanılan malzeme stoktan düşer mi? Araçtaki stok ancak böyle doğru kalır.

    Servios: Servis kapanınca malzeme rotadaki aracın deposundan düşer. Ana, şube ve araç depoları, depolar arası transfer, sayım ve kritik seviye uyarısı var.

11. Verimi içeri ve dışarı alabilir miyim? Ayrılırsanız verinizi götürebilmelisiniz.

    Servios: Müşteri, cihaz ve ürün listesi Excel'den aktarılır. Firma sahibi bütün kayıtları tek Excel dosyasında indirir. Siteden açılan denemede girilen kayıtlar aboneliğe geçince silinir; kendi verinizi abonelikten sonra aktarın.

12. Fiyat Türk lirası mı, artış nasıl belirlenir? Yıllık bütçenizi öngörebilmeniz için gerekir.

    Servios: Fiyat Türk lirası, KDV dahil ve paket başınadır. Ödediğiniz dönem boyunca fiyat değişmez; yenilemede artış son 12 ayın TÜFE oranını geçmez. Yıllık ödemede %25 indirim ve 6 taksit.

Seçimde sık yapılan dört hata

Özellik listesine bakıp sahayı denememek. Teknisyeniniz kendi telefonunda bir servisi baştan sona kapatsın: başlat, kontrol listesi, malzeme, imza, rapor. Beş dakikada sonuç alamıyorsa sahada da kullanılmaz.

Kullanıcı başı fiyatı teknisyen sayısıyla çarpmamak. Teklifteki fiyat genellikle bugünkü ekip içindir; sezonda ekip büyüdüğünde fatura da büyür.

Mevzuatı programa bırakmak. Program kaydı tutar ve hatırlatır; servis fişini vermek, kontrolü zamanında yaptırmak ve sözleşmeyi kurallara uygun yazmak firmanın sorumluluğudur.

Veriyi taşımayı sonraya bırakmak. Müşteri ve cihaz listesinin hangi biçimde, kim tarafından ve ne kadar sürede aktarılacağını karar vermeden önce netleştirin.

Servios ile servis takibi

Servios saha servis firmaları için yazıldı: müşteri ve cihaz kartı, servis kaydı, araç başına günlük rota, teknisyenin telefonundan kapanan servis ve PDF rapor, bakım takibi, stok ve tahsilat tek panelde. Sektörünüzü seçtiğinizde cihaz alanları, kontrol listeleri, rapor adı ve yasal kontrol türleri sektörün terimleriyle gelir. Hangi özelliğin hangi pakette olduğu tüm özellikler sayfasında, fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.

3 gün ücretsiz demo talep edin ve yukarıdaki 12 soruyu kendi telefonunuzda deneyin.

Kaynaklar

• Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; md. 10, 11/2, 11/6)

• Garanti Belgesi Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; md. 6/3)

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun (RG 28.11.2013/28835; md. 52/3)