Klima Servis Programı Nasıl Seçilir? Karşılaştırma Rehberi

Klima servisi için yazılım seçerken ilk soru "hangisi en iyi" değil, "biz hangi işi yapıyoruz" olmalı. Binlerce split cihaza bakan bir firma ile on beş chiller'ın sözleşmeli bakımını yürüten bir firma aynı yazılıma ihtiyaç duymuyor; ikisi de aynı ürünü seçtiğinde biri mutlaka eksik kalıyor.

Bu rehberde önce operasyon tipine göre ayrımı, sonra yazılım kategorilerini, klima sektörüne özgü zorunlu özellikleri, fiyatlandırma modellerini ve demo görüşmesinde sorulması gereken soruları ele alıyoruz.

Hangi tip operasyon yürütüyorsunuz?

İki uç var ve çoğu firma birine yakın duruyor.

Karma çalışıyorsanız — ki Türkiye'de çoğu firma öyle — yazılımın ikisini de aynı anda yapabilmesi gerekiyor. Bu, seçenekleri hızla daraltan bir kriter.

Yazılım kategorileri

Kategori kararı ürün kararından önce gelir.

Klima servisine özel: genel yazılımda bulunmayan beş şey

Aşağıdakiler iklimlendirme operasyonunun kendine has gereksinimleri. Bir yazılım bunları karşılamıyorsa, ne kadar iyi görünürse görünsün bu sektöre uygun değil.

Akışkan bazlı cihaz envanteri

Cihaz kaydında marka ve model yetmiyor; hangi akışkan, kaç kilogram bilgisinin bulunması gerekiyor. Bu iki alan üç ayrı işi besliyor: F-Gaz kapsam hesabı, kontrol periyodunun belirlenmesi ve 2027 geçişi için stok planlaması.

Sahada gaz ilave edildiğinde toplam miktarın güncellenebilmesi de şart — çünkü ilave, cihazı bir üst kademeye taşıyabiliyor.

F-Gaz periyot hesabı

Yazılımın şarj miktarı ve KIP değerinden ton CO2 eşdeğerini hesaplayıp doğru periyodu ataması gerekiyor. Elle girilen bir "bakım tarihi" alanı bu işi görmüyor, çünkü kademe değiştiğinde periyot da değişiyor.

Detaylar için F-Gaz Yönetmeliği rehberimize bakabilirsiniz.

Cihaz hiyerarşisi

Bu, en sık atlanan ve en çok soruna yol açan nokta. Bir VRF sistemi bir dış ünite ve ona bağlı çok sayıda iç üniteden oluşuyor. Yazılım her üniteyi ayrı ve bağımsız bir kayıt olarak tutuyorsa iki şey bozuluyor:

• Gaz miktarı sistem geneline ait, tek bir iç üniteye değil. Düz listede F-Gaz hesabı yapılamıyor.

• Bakım planlaması bölünüyor. Dış ünite bakımı ile iç ünite bakımları aynı ziyarette yapılıyor ama sistemde ayrı işler olarak görünüyor.

Doğru yapı şu: müşteri → lokasyon → sistem → ünite. Yazılımın en az üç seviye desteklemesi gerekiyor.

Belge ve yetki takibi

F-Gaz kapsamındaki işleri yalnızca Mesleki Yeterlilik Belgesi olan teknisyen yapabiliyor ve firmanın Hizmet Yeterlilik Belgesi, tüm teknik personelin belgeli olmasına bağlı.

Bunun operasyonel sonucu şu: iş atarken teknisyenin belgesinin geçerli olup olmadığı görünmeli. Belge bilgisi klasörde durursa, yoğun bir günde en yakın teknisyen gönderilir ve iş kayıt zincirinde takılır. Belge yükümlülükleri hakkında ayrıntılı yazımız var.

Sezonluk kapasite görünümü

Bakım tarihlerini yıla yayabilmek için hangi ayda kaç bakımın düştüğünü önceden görmek gerekiyor. Yazılım yalnızca "bugün ne var" gösteriyorsa sezonluk yığılmayı yönetemezsiniz — tarihleri bilinçli kaydırmak için ileriye bakabilmek şart.

Ortak özellikler

Bunlar her saha servis yazılımında olması gereken temel yetenekler; klima sektörüne özgü değil ama eksikse operasyon aksar.

• Teknisyen ve rota yönetimi — merkezi iş atama, harita üzerinde günlük plan, mobil saha paneli

• Cihaz bazlı bakım takvimi — cihaz tipine göre farklı periyotlar tanımlanabilmeli

• Stok ve araç deposu — gaz, filtre, yedek parça; teknisyen araçları ayrı depo olarak

• Sözleşme yönetimi — kapsam, bitiş tarihi, yenileme hatırlatması, sözleşmeli/sözleşmesiz ayrımı

• Dijital saha formu — ölçüm değerleri, fotoğraf, müşteri imzası

• Fatura ve tahsilat — servis tamamlandığında fatura taslağının hazır olması

• Raporlama — bölge bazlı servis sayısı, aynı adrese ikinci ziyaret oranı, teknisyen verimliliği

Fiyatlandırma nasıl çalışır?

İlan edilen fiyat genellikle ödeyeceğiniz tutar değil. Karşılaştırma yaparken şunları netleştirin:

• Teknisyen de kullanıcı sayılıyor mu? Sahada 12 teknisyeniniz varsa fiyat ofis kullanıcısı sayısının değil, toplamın katıdır. Klima sektöründe saha ekibi ofisten büyük olduğu için bu kalem belirleyici.

• Sezonluk kullanıcı eklenebiliyor mu? Yaz aylarında geçici teknisyen alıyorsanız, dört ay için on iki aylık lisans ödemek istemezsiniz. Aylık esneklik olup olmadığını sorun.

• Kurulum, eğitim ve veri aktarımı ücretli mi? Aylık fiyata dahil değilse tek seferlik ciddi bir kalem çıkabilir.

• Fiyat TL mi USD mi? USD ise sorulacak soru şu: sözleşme süresince kur sabitleniyor mu, yoksa her tahsilat güncel kurdan mı yapılıyor? Sabitlenmiyorsa bütçe planlaması yapılamaz.

Demo görüşmesinde ne sorulmalı?

Demo, satıcının hazırladığı senaryoyu izlemek değil kendi senaryonuzu test etmek içindir. Klima operasyonuna özgü altı soruyla girin:

1. Bir VRF sistemini nasıl tutuyorsunuz? Tek sistem altında birden fazla iç ünite tanımlanabiliyor mu, yoksa hepsi düz listede ayrı kayıt mı? Ekranda gösterilsin.

2. Cihaza akışkan tipi ve şarj miktarı girebiliyor muyum? Sistem ton CO2 eşdeğerini hesaplıyor ve kontrol periyodunu buna göre mi belirliyor?

3. Aynı müşteride farklı periyotlu cihazlar tanımlanabiliyor mu? Bir binada kaset ünite 6 ayda bir, duvar tipi yılda bir bakım isteyebilir.

4. Teknisyenin belge geçerliliği iş atamasında görünüyor mu? Süresi dolmuş belge uyarı üretiyor mu?

5. Mart ayında bakımı yaklaşan cihazları bölge bazında listeleyebilir miyim? Sezon öncesi kampanya planlamasının ön koşulu bu.

6. Kendi verimle deneyebilir miyim? Örnek verilerle yapılan demo hiçbir şey göstermez. Kendi müşteri listenizden 10 kaydı girip gerçek bir servis akışını baştan sona yürütün.

Bir soru daha: verilerimi dışarı alabilir miyim? Ayrılmaya karar verdiğinizde cihaz envanterinizi ve servis geçmişinizi hangi formatta alacağınızı baştan sorun. Cevap belirsizse bu bir uyarı işaretidir.

Seçimde yapılan üç hata

• Mevzuat tarafını sonraya bırakmak. "Şimdilik bakım takibi yeter, F-Gaz'ı sonra düşünürüz" yaygın bir yaklaşım. Ama gaz ve şarj bilgisi cihaz kaydının içine yerleşmesi gereken bir alan; sonradan eklemek yüzlerce cihazı elden geçirmek demek.

• Bugünün ölçeğine göre seçmek. 300 cihazla çalışıyorsanız iki yıl sonra kaç olacağını düşünerek karar verin. Yazılım değiştirmek veri taşımak ve ekibi yeniden eğitmek demek.

• Demo almadan karar vermek. Her sağlayıcı benzer vaatlerde bulunur. Fark, yukarıdaki altı soruyu ekranda test ettiğinizde ortaya çıkar.

Servios'un yeri

Servios, klima ve soğutma dahil 13 saha servis sektörü için geliştirilmiş yerli bir SaaS platformudur. Cihaz envanterini akışkan tipi ve şarj miktarıyla tutar, buradan ton CO2 eşdeğerini ve F-Gaz kontrol periyodunu hesaplar; VRF sistemlerini dış ünite altında bağlı iç ünitelerle birlikte modeller.

Teknisyen belgeleri geçerlilik tarihiyle kayıtlıdır ve iş atamasında görünür. Bakım takvimi ileriye dönük listelenebildiği için sezon öncesi kampanya planlaması yapılabilir. Teknik bakım ve mevzuat takibi ayrı listelerde değil, aynı cihaz kaydı üzerinden yürür.

Fiyatlandırma tarafında: fiyatlar USD üzerinden belirlenir, tahsilat ödeme günündeki TCMB kuruyla TL olarak yapılır ve sözleşme süresi boyunca kur sabitlenir. Güncel paketleri fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.

3 gün ücretsiz demo talep edin — kendi cihaz listenizi girip yukarıdaki altı soruyu ekranda test edin.