Fotokopi Kiralama ve Yazıcı Bakımı: Sayaç, Toner, Sözleşme

Fotokopi kiralamada kiraya veren firma makinenin kullanımını kiracıya bırakır, kiracı da kararlaştırılan kira bedelini öder (Türk Borçlar Kanunu md. 299). Kiraya veren makineyi sözleşme süresince kullanıma elverişli durumda bulundurmakla yükümlüdür; kiracı makineyi özenle kullanır ve olağan kullanım için gerekli temizlik ve bakım giderlerini öder (md. 301, 316 ve 317). Sayacın nasıl okunacağı, toner ve sarfın kira bedeline dahil olup olmadığı, bakım aralığı ve arızada müdahale süresi ise bu genel kuralların üstüne sözleşmede yazılır.

Bu rehber fotokopi ve yazıcı servis firmasının kiralama ve bakım işini anlatıyor: sözleşmede bulunması gerekenler, sayaç okuma, toner ve sarf, periyodik bakım ve tüketiciye satılan yazıcıdaki garanti ve kullanım ömrü.

Borçlar Kanunu fotokopi kiralamada neyi düzenler?

Fotokopi makinesi kiralaması bir taşınır kirasıdır; Türk Borçlar Kanunu'nun kira hükümleri bu sözleşmeye de uygulanır. Servis firmasını en çok ilgilendiren kurallar şunlar:

• Makineyi çalışır tutmak kiraya verenin borcudur. Kiraya veren, kiralananı sözleşmede amaçlanan kullanıma elverişli durumda teslim etmek ve sözleşme süresince bu durumda bulundurmakla yükümlüdür. Konut ve çatılı işyeri dışındaki kiralarda bu hükme kiracı aleyhine genel işlem koşullarıyla aykırı düzenleme yapılamaz (md. 301).

• Olağan bakım gideri kiracıya aittir. Kiracı, kiralananın olağan kullanımı için gerekli temizlik ve bakım giderlerini öder; bu konuda yerel âdete de bakılır (md. 317).

• Arıza gecikmeden bildirilir. Kiracı, kendisinin gidermekle yükümlü olmadığı ayıpları kiraya verene gecikmeksizin bildirir; bildirmezse doğan zarardan sorumlu olur (md. 318).

• Arıza giderilmezse. Kiralanan sonradan ayıplı hâle gelirse kiracı ayıbın giderilmesini, kira bedelinden indirim yapılmasını ya da zararının giderilmesini isteyebilir (md. 305). Kiraya veren ayıbı gidermek yerine makineyi uygun bir sürede ayıpsız bir benzeriyle değiştirebilir (md. 306/3). Sözleşmeye yedek makine şartı yazmak bu seçeneği önceden netleştirir.

• Sözleşme bitince. Kiracı makineyi teslim aldığı durumda geri verir; sözleşmeye uygun kullanımdan doğan eskimelerden sorumlu değildir (md. 334). Süre belirlenmişse sözleşme sürenin sonunda kendiliğinden sona erer. Taraflar açık bir anlaşma olmadan ilişkiyi sürdürürse sözleşme belirsiz süreliye dönüşür (md. 327); belirsiz süreli taşınır kirasında taraflardan her biri üç gün önceden bildirerek sözleşmeyi feshedebilir (md. 328 ve 330).

301. madde makineyi çalışır tutmayı kiraya verene, 317. madde olağan bakım giderini kiracıya yüklediği için toner, drum, developer ve fuser gibi sarfların hangisinin kira bedeline dahil olduğunu sözleşmede tek tek yazmak, "olağan bakım gideri" tartışmasını baştan kapatır.

Kiralama ve bakım sözleşmesine neler yazılmalı?

• Makinenin markası, modeli, seri numarası ve kurulduğu yer (kat, ofis).

• Kurulum günündeki siyah ve renkli başlangıç sayacı, iki tarafın imzasıyla.

• Kira ya da bakım bedelinin kapsamı: periyodik bakım, arıza işçiliği, yedek parça, toner ve diğer sarflar, kâğıt.

• Sayacın hangi aralıkla, kim tarafından ve nasıl okunacağı, okumayı müşteri tarafında kimin onaylayacağı.

• Periyodik bakımın aralığı (takvim, sayfa ya da ikisinden önce gelen) ve kapsamı.

• Arızada müdahale süresi; sürenin mesai saatiyle mi takvim saatiyle mi işlediği, makine sahada onarılamazsa yedek makine verilip verilmeyeceği.

• Süre, yenileme, sözleşme bitiminde makinenin iadesi ve iade günündeki son sayaç.

Hazır bir taslak için bakım sözleşmesi örneğine bakabilirsiniz; kiralamaya özgü kalemleri (kira bedeli, başlangıç ve iade sayacı, sarf) ona eklemeniz gerekir.

Sayaç okuma: ne zaman, nasıl?

Fotokopi makinesinin sayacı makinenin o güne kadar bastığı sayfayı gösterir; renkli makinede siyah ve renkli baskı ayrı okunur. Kira ya da bakım bedeli sayfa sayısına bağlandığında okuma faturanın, bakım sayfa sayısına bağlandığında bakım planının dayanağı olur.

• Okumayı her ay aynı dönemde yapın; okuma gününü, okuyanı, siyah ve renkli sayacı birlikte kaydedin.

• Okumayı müşteriye imzalatın ya da onaylatın. Sayaçta anlaşmazlık çıktığında dayanağınız bu kayıttır.

• Önceki okumadan düşük bir değer okuma hatasına ya da makinede yapılmış bir değişikliğe işaret eder; nedenini kayda geçirin.

• Bakım, sarf değişimi ve arıza ziyaretinde de sayacı okuyun. Okumalar çoğaldıkça makinenin günlük ortalama baskısı ve bir sonraki bakımın hangi güne denk geleceği daha doğru hesaplanır.

Toner ve sarf takibi

Toner, drum, developer, fuser, transfer kayışı ve atık toner kutusu farklı aralıklarla değişir ve her birinin ömrünü üreticinin talimatı belirler. Değişimi yaptığınız gün makinenin sayacını da yazarsanız, sarfın o makinede gerçekte kaç sayfa dayandığını görürsünüz. Sarf kira bedeline dahilse müşteriye bırakılan toneri adet ve tarihle kaydedin.

Yazıcı ve fotokopi makinesi bakımı

Periyodik bakımın aralığını ve içeriğini üreticinin servis talimatı belirler; talimat bakımı sayfa sayısıyla veriyorsa bakımı takvimle birlikte sayaca göre de izlemek gerekir. Bir bakım ziyaretinde genellikle şunlar yapılır:

1. Sayaçların okunması ve makinenin hata geçmişinin kontrolü.

2. Kâğıt yolunun ve besleme rulolarının temizliği.

3. Drum ve developer durumunun kontrolü.

4. Fuser ve transfer ünitesinin kontrolü.

5. Tarayıcı camının ve belge besleyicinin temizliği.

6. Atık toner kutusunun kontrolü.

7. Yazılım, sürücü ve ağ ayarlarının kontrolü.

8. Deneme baskısıyla kalite kontrolü ve bakım raporunun müşteriye imzalatılması.

Makine başına bakım geçmişini tutmak için periyodik bakım takip Excel şablonunu kullanabilirsiniz.

Tüketiciye satılan yazıcı: garanti, kullanım ömrü, tamir süresi

Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği ve Garanti Belgesi Yönetmeliği tüketiciye karşı yükümlülükleri düzenler. Tüketici, ticari veya mesleki olmayan amaçlarla hareket eden kişidir (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği md. 4); makineyi işinde kullanan şirket bu tanıma girmez. Evde kullanılmak üzere satılan bir yazıcıda ise şu süreler geçerlidir:

Listelerde "fotokopi makinesi" adıyla ayrı bir satır yoktur; yazıcılar 8.2.5, tarayıcılar 8.2.6 numaralı satırdadır. Garanti teslim gününden başlar ve tamirde geçen süre garantiye eklenir (Garanti Belgesi Yönetmeliği md. 6). Kullanım ömrü cihazın tüketiciye teslim edildiği gün başlar; üretici ya da ithalatçı bu süre boyunca bakım ve onarım hizmetini sağlamak zorundadır (6502 sayılı Kanun md. 58/1).

Tüketiciye verilen serviste servis fişi zorunludur (Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği md. 10/3 ve 11/2). Garanti dışındaki onarımdan sonra aynı arıza bir yıl içinde tekrarlarsa ücret istenmez, değiştirilen parçaya en az altı ay garanti verilir (md. 10/6 ve 10/7). Hiçbir üreticiye bağlı olmadan çalışan servis her mecrada "özel servis" ibaresini kullanır (6502 sayılı Kanun md. 58/5). Ayrıntılar servis fişi rehberimizde ve garanti belgesi rehberimizde.

Servios ile fotokopi ve yazıcı servisi

Servios'ta her makine kendi kartında durur: marka, model ve seri numarası, mülkiyet (müşterinin ya da kiralık), konum, başlangıç sayacı ve IP adresi. Teknisyen periyodik bakımda, sarf değişiminde, sayaç okumada ve arıza onarımında siyah ve renkli sayacı telefondan girer; bakım, sarf değişimi ve sayaç okumada toner seviyesini de yazar, toner %15'in altındaysa işaretlenir. Sayaç grafiği makine kartındadır. Sayaç okuma servisi "Sayaç Okuma Raporu" adıyla PDF olarak çıkar ve müşteri teknisyenin telefonunda dijital olarak imzalar.

Bakım takvimle ve sayfa sayacıyla birlikte izlenir: ürün kartında bakım aralığı ay ve sayfa olarak tanımlanır (hazır katalogda 30.000 ya da 60.000 sayfa), hangisi önce dolarsa bakım o tarihe düşer. Günlük sayfa hızı son bir yıldaki okumalardan hesaplanır; bunun için aralarında en az 14 gün olan iki okuma gerekir. Makine eklenince toner, drum, developer, fuser ve atık toner kutusu gibi sarflar konumlarıyla kendiliğinden kurulur ve değişim için izlenir; sarf değişimi bugün takvime (gün) göre izlenir, sayfa sayısına göre değil. Bakımı ya da sarfı gelen makineler Bakım Planlama listesine düşer, servisler listeden toplu açılır.

Hazır servis sözleşmesi şablonları gelir: Tam Servis (parça dahil) ve İşçilik Sözleşmesi (parça hariç). Dönem bedeli taksitlere bölünür, yaklaşan ve biten sözleşmeler panelde uyarı olarak çıkar (Profesyonel ve Kurumsal paketinde); sözleşmedeki müdahale süresi (8 ya da 24 saat) kayıtlıdır, bugün ölçülmez. Arıza servisinde arıza türü seçilir (kâğıt sıkışması, baskı kalitesi, fuser, drum ve developer, besleme, tarayıcı ve ADF, ağ ve sürücü, hata kodu); tekrarlayan arıza makine kartında işaretlenir. Sahada onarılamayan makine servis merkezine iş emriyle alınır (Kurumsal paketinde; Başlangıç ve Profesyonel için aylık ₺2.490 eklenti). Bireysel müşteriye verilen servisin raporuna Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği'nin 10. maddesindeki sorumluluklar kendiliğinden yazılır; firma ayarlarında özel servis seçerseniz belgelere "Özel Servis" basılır.

Servios sayaç farkından fatura hesaplamaz ve makineden uzaktan sayaç çekmez; okumayı teknisyen sahada girer, müşteri raporu imzalar. Ayrıntılar yazıcı ve fotokopi servis sayfamızda.

3 gün ücretsiz demo talep edin ve kendi makine listenizle sayaç okumanın ve bakım planının nasıl çalıştığını görün.

Kaynaklar

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (RG 04.02.2011/27836; md. 299, 301, 305, 306, 316, 317, 318, 327, 328, 330, 334)

• Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; md. 4, 10, 11 ve ekli liste 8.2.5, 8.2.6; liste değişikliği RG 12.02.2020/31037)

• Garanti Belgesi Yönetmeliği (RG 13.06.2014/29029; md. 6 ve ekli liste 8.2.5, 8.2.6; liste değişikliği RG 05.11.2020/31295)

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun (RG 28.11.2013/28835; md. 58)